Datenschutzerklärung zur Nutzung von Comosio

Diese Hinweise informieren Sie darüber, wie wir bei Somana die Software Comosio der Jetfi Systems GmbH einsetzen, um Behandlungstermine in unserer Praxis zu dokumentieren — und welche Rechte Sie dabei haben. Sie ergänzen unsere allgemeine Datenschutzerklärung (somana.com/de/datenschutz) sowie die Datenschutzinformation, die Sie als Anhang Ihres Aufnahmebogens erhalten.

Wichtig vorweg: Die Nutzung von Comosio in Ihren Behandlungsterminen ist vollständig optional. Wenn Sie nicht zustimmen, ändert das nichts an Ihrer Behandlung — Sie erhalten dieselbe Therapie, dieselben Termine, denselben Service.

Worum geht es bei Comosio?

Comosio ist eine Software, die unsere Therapeut:innen bei der Dokumentation von Behandlungsterminen unterstützt. Mit Ihrer Einwilligung schneidet das System Ihr Behandlungsgespräch mit und erstellt daraus automatisch ein Transkript und einen ersten Dokumentations-Entwurf. Die Spracherkennung dafür funktioniert mithilfe von künstlicher Intelligenz; Comosio erstellt aus dem Gespräch lediglich einen Vorschlag, den Ihre Therapeutin oder Ihr Therapeut anschließend prüft, korrigiert und in unsere Behandlungsdokumentation übernimmt.

Comosio trifft keine Diagnosen, gibt keine Therapieempfehlungen und entscheidet nichts über Ihre Behandlung. Die fachliche Einschätzung obliegt immer Ihrer Therapeutin oder Ihrem Therapeuten.

Wofür wir Ihre Einwilligung brauchen

Die Nutzung von Comosio ist nur dann zulässig, wenn Sie ausdrücklich einwilligen. Diese Einwilligung wird nicht über die Webseite eingeholt und auch nicht an unserer Rezeption — sondern in einem persönlichen Gespräch mit Ihrer Therapeutin oder Ihrem Therapeuten im Erstgespräch. Dort erhalten Sie ein eigenes Formular und können alle Fragen direkt klären, bevor Sie entscheiden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Sofern Sie einwilligen, werden folgende Daten verarbeitet:

• Audio-Mitschnitte Ihrer Behandlungstermine (Stimme, Gesprächsinhalte)

• Aus den Mitschnitten erzeugte Transkripte

• Strukturierte Behandlungsdokumentation, die aus den Transkripten in unserem Praxis-System (THEORG) erstellt wird

Diese Daten können besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten — insbesondere Gesundheitsdaten.

Wer Zugriff hat

Mitschnitte und Transkripte sind ausschließlich für Ihre behandelnde Therapeutin oder Ihren behandelnden Therapeuten zugänglich. Niemand sonst hat Zugriff — weder andere Patient:innen, noch das Rezeptionsteam, noch die Geschäftsführung. Alle Mitarbeitenden sind zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 203 StGB).

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Rahmen von Comosio ist Ihre freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Soweit die Mitschnitte oder Transkripte Informationen über Ihre ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen oder Ihre Gesundheit enthalten, gilt Ihre Einwilligung — sofern Sie diese erteilen — auch für diese Informationen.

Wer die Daten technisch verarbeitet (Auftragsverarbeiter)

Wir nutzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO:

• Jetfi Systems GmbH, Spinnereistraße 7, Halle 14, 04179 Leipzig — Anbieter der Software Comosio und technischer Betrieb

• Hetzner Online GmbH — Hosting der Mitschnitte und Transkripte in Rechenzentren in Deutschland

• Google Cloud Vertex AI — Verarbeitung zur Strukturierung von Texten, Region eu-west3 Frankfurt, Deutschland

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO; soweit Berufsgeheimnisse betroffen sind, werden die Anforderungen des § 203 Abs. 3 StGB eingehalten und die mitwirkenden Personen gemäß § 203 Abs. 4 S. 2 Nr. 1 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Die Jetfi Systems GmbH ist vertraglich verpflichtet, Ihre Daten — auch in pseudonymisierter Form — niemals zum Training, Fine-Tuning oder zur Verbesserung von Modellen oder Produkten zu verwenden.

Speicherort und Drittlandtransfer

Mitschnitte und Transkripte werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Die Verarbeitung findet innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) statt. Bei einzelnen eingesetzten Diensten oder deren Unterauftragnehmern können Drittlandzugriffe nicht in jedem Fall vollständig ausgeschlossen werden; soweit solche Zugriffe denkbar sind, stellen wir sicher, dass geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO bestehen — insbesondere Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen.

Wie lange wir die Daten speichern

Mitschnitte, Transkripte und die finale Behandlungsdokumentation werden als drei getrennte Datenobjekte mit unterschiedlichen Fristen verarbeitet:

• Audio-Mitschnitte: Löschung nach Validierung der Behandlungsdokumentation, spätestens nach sieben Tagen, wenn keine Validierung erfolgt

• Transkripte: Löschung spätestens nach zwölf Monaten gemäß unserem internen Löschkonzept

• Behandlungsdokumentation: Aufbewahrung gemäß § 630f Abs. 3 BGB für zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung

Verhältnis zur Patientenakte

Audio-Mitschnitte und Rohtranskripte ersetzen nicht die Behandlungsdokumentation. Medizinisch relevante Inhalte werden aus den Roh-Daten in die strukturierte Behandlungsdokumentation in THEORG übernommen; die Roh-Daten selbst werden anschließend nach den oben genannten Fristen gelöscht.

Sie behalten jederzeit die Kontrolle

Mikrofon-Stop in jedem Termin. Sie können der Mitschrift in jedem einzelnen Termin widersprechen — auch ohne Begründung und auch dann, wenn Sie grundsätzlich eingewilligt haben. Sagen Sie es einfach Ihrer Therapeutin oder Ihrem Therapeuten; das Mikrofon wird sofort deaktiviert.

Widerruf jederzeit möglich. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, formlos in Textform (per E-Mail an info@somana.com). Bestehende Mitschnitte und Transkripte werden anschließend unverzüglich gelöscht. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 7 Abs. 3 S. 2 DSGVO).

Keine Nachteile bei Ablehnung. Wenn Sie nicht zustimmen oder Ihre Einwilligung widerrufen, ändert sich an Ihrer Behandlung nichts.

Keine automatisierte Entscheidung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Bei Comosio werden lediglich Vorschläge und Entwürfe erstellt; die fachliche Prüfung und Entscheidung trifft ausschließlich Ihre behandelnde Therapeutin oder Ihr behandelnder Therapeut.

Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)

• Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)

• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren — für Berlin bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin (datenschutz-berlin.de). Wir bitten Sie aber, sich gerne vorab direkt an uns zu wenden — vieles lässt sich im persönlichen Gespräch zügig klären.

Verantwortlich und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher: Somana Berlin GmbH, Französische Straße 24, 10117 Berlin, info@somana.com, +49 30 754 394 470

Datenschutzbeauftragter: Proliance GmbH (Dominik Fünkner), Leopoldstraße 21, 80802 München, datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de

Bitte nennen Sie bei einer Anfrage an den Datenschutzbeauftragten den Namen unserer Praxis. Bitte fügen Sie Ihrer Anfrage keine sensiblen Informationen wie eine Ausweiskopie bei.

Weitere Informationen

Eine ausführliche Datenschutzinformation zur Verarbeitung Ihrer Daten in unserer Praxis erhalten Sie als Anhang Ihres Aufnahmebogens beim ersten Termin. Eine kompakte Übersicht zur Comosio-Nutzung liegt zusätzlich in unserem Wartebereich aus. Allgemeine Datenschutzinformationen zur Nutzung unserer Webseite finden Sie unter somana.com/de/datenschutz.

Letztes Update: 04.05.2026