Somana Host (Rezeption & Praxismanagement)

Deine Rolle

Bei uns ist der Empfang kein Schreibtisch, sondern Gastgeberschaft – und er ist dein Bereich. Du entscheidest, wie es hier aussieht, wie es sich anfühlt und wie reibungslos ein Tag läuft.

Als erste*r Ansprechpartner:in bei Somana bist du das Gesicht unseres Gesundheitsstudios – und für viele Kund:innen der Grund, wiederzukommen. Unsere Therapeut:innen und Trainer:innen können nur dann ganz bei den Patient:innen sein, wenn im Hintergrund alles sitzt. Genau das ist dein Verantwortungsbereich, nicht deine Zuarbeit.

Was in deiner Verantwortung liegt

• Gästeerlebnis: Du verantwortest, wie sich ein Besuch bei Somana anfühlt – vom ersten Anruf bis zum Abschied an der Tür.

• Terminsteuerung: Du planst, koordinierst und erinnerst eigenständig über unsere Verwaltungssoftware. Du erkennst Lücken und Leerläufe in der Auslastung, bevor sie entstehen, und schließt sie.

• Zustand der Fläche: Du setzt den Standard für Ordnung, Sauberkeit und Atmosphäre im Empfangs- und Gästebereich – und hältst ihn auch an vollen Tagen.

• Administration: Mitgliederverwaltung, Rezeptannahme, Abrechnungsvorbereitung und Materialbestellung liegen bei dir. Über Bestellungen und Abläufe am Empfang entscheidest du selbst, im Rahmen eines eigenen Budgets.

• Kommunikation: Telefon- und E-Mail-Anfragen, Postsendungen – du beantwortest, priorisierst und eskalierst, was eskaliert werden muss.

• Events: Du organisierst kleine Events und Info-Tage, von der Idee bis zum aufgeräumten Studio danach.

• Team: Du arbeitest eng mit unserem interdisziplinären Team zusammen und bist die Person, die den Tag zusammenhält, wenn es hektisch wird.

So sieht Erfolg nach 6 Monaten aus

• Unsere Physiotherapeut:innen suchen nichts und organisieren nichts. Räume sind vorbereitet, Wäsche ist frisch, Material ist da.

• Patient:innen kommen gerne wieder und erzählen anderen davon.

• Um 8:00 Uhr ist das Studio makellos – Empfang, Behandlungsräume, Toiletten, Küche – und um 19:00 Uhr auch noch.

• Kein Gast wartet länger als 30 Sekunden, ohne angesprochen worden zu sein.

• Nichts geht aus, und niemand muss dich darauf hinweisen.

• Die Terminauslastung ist gestiegen, weil du Lücken früh erkennst und füllst.

• Zwei bis drei Abläufe am Empfang funktionieren besser als vorher – weil du sie verändert hast, nicht weil dich jemand darum gebeten hat.

• Das Team weiß: Wenn du da bist, läuft der Tag.

Für wen dieser Job passt

• Du siehst den Fleck auf der Glastür, bevor ein Gast ihn sieht – und wischst ihn weg, ohne darüber zu sprechen.

• Du weißt, dass Frau M. lieber Tee als Wasser trinkt, und stellst ihn hin, ohne zu fragen.

• Wenn ein Termin platzt, hast du innerhalb von fünf Minuten eine Idee, wie der Slot noch sinnvoll genutzt wird.

• Du brauchst keine Aufgabenliste, um loszulegen. Du siehst, was zu tun ist, und tust es.

• Du bleibst auch am dritten vollen Tag in Folge freundlich und ruhig – deine Stimmung ist für Gäste und Team verlässlich.

• Kritik bringst du direkt und respektvoll bei der Person an, statt Stimmung im Team zu verteilen.

• Du bringst Erfahrung am Empfang mit: in einer medizinischen Einrichtung (Physiotherapie- oder Arztpraxis, Klinik, Gesundheitszentrum) oder in der Hotellerie und Gastronomie (Front Office, Boutique-Hotel, Fine Dining) – überall dort, wo Gastgeberschaft ein Handwerk ist.

• Erfahrung mit Praxissoftware wie Theorg oder Doctolib ist ein Plus, aber keine Voraussetzung.

• Du willst Verantwortung – und mittelfristig mehr davon.

Diese Rolle ist nichts für dich, wenn

• du eine klare Aufgabenliste brauchst, um in den Tag zu starten.

• Ordnung für dich Nebensache wird, sobald viel zu tun ist.

• du Spätschichten grundsätzlich vermeiden möchtest.

• du am Empfang vor allem einen ruhigen Platz suchst. Bei uns ist der Empfang die aktivste Position im Haus.

Das findest du bei uns

• Eine sinnstiftende Mission: Du bist ein wichtiger Teil, wenn es darum geht, unsere Kund:innen für einen gesunden Lebensstil zu begeistern.

• Wachstum und Entwicklung: Wir fördern dich mit Schulungen und geben dir Raum, neue Fähigkeiten zu entwickeln – auch über den Empfang hinaus.

• Moderne Ausstattung: Digitale Tools und ein hochwertiges Arbeitsumfeld erleichtern dir den Alltag.

• Kultur, die begeistert: Wertschätzung, transparente Kommunikation und Teamspirit sind für uns selbstverständlich.

• Gestaltungsfreiraum: Deine Ideen für bessere Abläufe und neue Ansätze am Empfang sind willkommen.

• Gesundes Umfeld: Getränke, entspannte Atmosphäre und die Möglichkeit, unsere Trainings- und Wellnessangebote selbst zu nutzen.

Benefits mit echtem Mehrwert

Du erhältst von uns bis zu 160€ Benefits-Budget pro Monat, welches du individuell steuerfrei einsetzen kannst. Du kannst unter anderem aus folgenden Angeboten wählen:

• Deutschlandticket (59 €): Wir übernehmen dein Monatsticket für den ÖPNV.

• Essenszuschuss (110 €): Bis zu 6,90 € pro Tag für deine Mahlzeiten.

• Urban Sports Club (49 €): Zugang zu deutschlandweitem Training – Yoga, Fitness, Schwimmen, Tanz etc.

• und noch viel mehr